Mail Merge: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya

Proses mail merge di Word sebenarnya cukup sederhana dan tidak memerlukan langkah-langkah yang rumit. Fitur mail merge ini sangat berguna untuk membuat surat undangan yang akan dikirim ke banyak orang sekaligus. Tanpa menggunakan mail merge, kamu harus menulis nama penerima satu per satu secara manual, yang tentu saja sangat merepotkan.

Mail merge adalah salah satu fitur yang bisa sangat membantu pengguna, termasuk mereka yang memiliki website dengan domain murah, karena memungkinkan pembuatan surat atau dokumen yang sama untuk banyak penerima tanpa perlu menulisnya satu per satu. Fitur ini sangat efisien karena dapat menghemat banyak waktu dalam mencetak atau mengirimkan dokumen ke banyak orang sekaligus.

Proses ini memungkinkan penggunanya untuk mengelola data penerima dalam jumlah banyak dengan lebih efisien, memastikan bahwa setiap penerima mendapatkan dokumen yang sesuai tanpa perlu melakukan input manual berulang kali. Selain itu, apa saja fungsi lain dan cara membuat mail merge? Sebelum masuk ke pembahasan tersebut, mari pahami lebih dalam tentang apa itu mail merge.

Mengenal Apa Itu Mail Merge

Mail merge adalah fitur yang memungkinkan pembuatan surat atau dokumen lain dalam jumlah besar dengan format yang seragam. Fitur ini berfungsi untuk mencetak ke banyak penerima, seperti undangan maupun surat keterangan bagi karyawan. Istilah "Mail Merge" dalam Bahasa Indonesia berarti "Surat Massal", karena awalnya digunakan untuk membuat surat yang ditujukan kepada banyak orang. 

Kini, fitur ini juga digunakan untuk membuat undangan, pemberitahuan, dan sebagainya. Mail merge bekerja dengan mengimpor data dari sumber (spreadsheet) dan menggunakan data tersebut untuk menggantikan placeholder pada dokumen utama dengan informasi yang relevan sesuai perintah.

Fungsi Mail Merge

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, fungsi utama mail merge adalah memudahkan pembuatan berbagai dokumen dengan format yang seragam. Dengan menggunakan mail merge di Microsoft Word, terdapat banyak metode yang dapat meningkatkan efektivitas dan menghemat waktu.

Kamu bisa menyesuaikan kebutuhan jenis surat atau dokumen yang akan dikirim. Selain itu, kamu juga bisa dengan mudah menentukan penerima surat atau dokumen tanpa harus menulis satu per satu dalam dokumen Word yang berbeda, asalkan kamu sudah memiliki template atau format yang sama.

Cara Membuat Mail Merge

Untuk membuat mail merge, kamu memerlukan dua komponen utama, yaitu main document dan file data source. Main document adalah template yang berisi informasi utama dengan format yang tetap. Teks pada main document menjadi format dasar dari surat yang akan dikirimkan. 

File data source adalah sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document, berisi informasi seperti nama penerima, alamat, dan email. File data source dapat berupa file Excel, CSV, Outlook Contact List, atau text files.

Untuk membuat mail merge, buka Microsoft Word dan klik menu Mailings. Di dokumen kosong, pilih menu Mailings, kemudian klik Start Mail Merge dan pilih Step-by-Step Mail Merge Wizard. Lalu tentukan format dokumen seperti Letters, E-mail messages, Envelopes, Labels, atau Directory. Untuk panduan ini, pilih Letters.

Selanjutnya buat naskah dokumen di Worksheet. Pilih opsi Use Current Document jika ingin mengirim dokumen yang sedang dibuka. Klik Next: Select Recipients. Berikutnya, pilih dokumen berisi data penerima. Gunakan file Excel, Outlook Contact List, atau text files. Klik Use an Existing List, lalu cari file data source dan klik Browse. Pilih file data source dan klik Open. Edit daftar penerima jika perlu.

Setelah memilih file, tambahkan Custom Fields. Pada tahap ini, tambahkan custom fields seperti Address block, Greeting line, atau Insert Merge Fields. Sesuaikan tata letak naskah dengan data penerima. Lalu cek format dokumen dengan memilih Next: Preview Your Letters. Tinjau hasilnya untuk setiap penerima. 

Terakhir, simpan file dengan memilih submenu Finish & Merge di menu Mailings. Pilih Edit Individual Document, Print Documents, atau Send E-mail Messages sesuai kebutuhan.

Kesimpulan

Mail merge di Word adalah fitur yang sederhana namun sangat efisien untuk membuat dan mengirim dokumen dalam jumlah besar dengan format seragam. Fitur ini menghemat waktu dan tenaga dengan mengelola data penerima secara otomatis, menggantikan kebutuhan menulis nama penerima satu per satu. Cara ini terbukti praktis dan menghemat banyak waktu apabila kamu harus mengirim file dalam jumlah besar secara bersamaan.